Sprawdź, czym zajmują się firmy informatyczne, kiedy warto zdecydować się na outsourcing IT i na jakie kryteria zwrócić szczególną uwagę.

Dostawcy usług IT – kim są i jakie usługi oferują?

Dostawcami usług IT nazywamy firmy zajmujące się świadczeniem wsparcia w zakresie informatyki – zazwyczaj dotyczącego funkcjonowania, rozwoju oraz bezpieczeństwo infrastruktury technologicznej. Rozróżniamy kilka typów – od  klasycznych firm outsourcingowych, które przejmują konkretne procesy IT lub całe działy informatyczne, aż po dedykowanych konsultantów IT, którzy odpowiadają za doradztwo i wsparcie projektowe.

Do “typowych” usług, które oferują, zaliczamy: wsparcie techniczne i helpdesk dla użytkowników, zarządzanie serwerami i infrastrukturą sieciową, implementację i utrzymanie systemów bezpieczeństwa, wdrażanie oprogramowania, hosting i przechowywanie danych w chmurze, tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych, a także monitoring i optymalizacja wydajności systemów.

Kiedy i dlaczego warto zdecydować się na usługi zewnętrznego dostawcy IT?

Największe korzyści? Zdecydowanie oszczędności, jednak liczone nie tylko pieniędzmi, ale również czasem, energią i zaangażowaniem zasobów ludzkich. Taki dostawca oferuje Ci dostęp do specjalistycznej wiedzy, której budowanie we własnym zakresie zajęłoby długie lata. Ponadto, oferuje skalowalność, za sprawą której możesz zwiększać lub zmniejszać zakres usług – w zależności od potrzeb.

Na tego typu outsourcing warto się zdecydować, jeśli:

• Twoja firma się rozwija i potrzebuje elastycznego wsparcia IT,
• obecny dział informatyczny nie jest w stanie nadążać,
• zmagasz się z problemami, których nie umiesz rozwiązać,
• potrzebujesz dedykowanego wsparcia przy jednym projekcie (np. modernizacji infrastruktury).

Jak znaleźć odpowiedniego dostawcę? Kryteria wyboru firmy IT.

Jak pewnie się już domyślasz – jest to proces, który wymaga metodycznego podejścia. Z naszej strony polecamy uwzględnienie następujących kroków.

#1 Rodzaje umów

• Model abonamentowy (najpopularniejszy). Polega na tym, że płacisz stałą miesięczną opłatę w zamian za określony zakres usług.
• Model „time & material”, w którym rozliczenie odbywa się według rzeczywiście wykonanej pracy.
• Pakiety godzin, w którym nabywasz określoną “paczkę” godzin do wykorzystania w danym okresie.

Umowa z dostawcą IT powinna również określać jego odpowiedzialność, czas reakcji oraz dostępność usług.

#2 Zakres współpracy

Zastanów się, w czym tak naprawdę potrzebujesz wsparcia od dostawcy IT. Polecamy zacząć od przeprowadzenia audytu i analizy obecnej infrastruktury IT, które pozwoli Ci uwzględnić wszystkie systemy, aplikacje, urządzenia i licencje wykorzystywane w Twojej organizacji. Jasne zdefiniowanie oczekiwań pomoże Ci znaleźć dostawcę, który najlepiej odpowie na Twoje potrzeby.

#3 Kwalifikacje i doświadczenie

Wiarygodny dostawca usług IT to taki, który może pochwalić się odpowiednim stażem na rynku, bogatym portfolio klientów, udanymi projektami, a także… dowodami swoich kompetencji. W tym obszarze niezastąpione są certyfikaty. Polecamy zwrócić uwagę zarówno na te, które dotyczą całej firmy, jak i na te, które posiadają poszczególni specjaliści.

Poza nimi – sprawdź: z jakimi technologiami pracują na co dzień oraz czy obsługują firmy z Twojej branży. To ostatnie może być ogromnym atutem. Bowiem dostawca, który zna realia Twojego biznesu – zdecydowanie szybciej zrozumie potrzeby i zaproponuje odpowiednie rozwiązania.

#4 Reputacja i wiarygodność

Te kwestie możesz zmierzyć na kilku poziomach.

• Po pierwsze – analizując referencje, case studies oraz zapoznając się z opiniami dotychczasowych klientów (na wizytówkach, w social mediach itp.). Wiarygodna firma z pewnością ich nie ukrywa!
• Po drugie – weryfikując stabilność finansową oraz ogólną kondycję potencjalnego partnera (np. struktura zatrudnienia, historia działalności, zmiany właścicielskie itp.). Nie musimy dodawać, że firma na skraju bankructwa to niezbyt dobry wybór? 

#5 Bezpieczeństwo

To absolutny priorytet. Zwróć uwagę na: zgodność z RODO w zakresie ochrony danych osobowych, procedury ochrony danych klientów i zasady ich przetwarzania, zabezpieczenia fizyczne (dostęp do serwerowni, monitoring) i cyfrowe (szyfrowanie danych, tworzenie kopii zapasowych, testy).

W tych sprawach potencjalny dostawca powinien być z Tobą w 100% transparentny. Jeśli coś ukrywa lub unika odpowiedzi – powinno Ci to dać do myślenia.

#6 Lokalizacja dostawcy

Co prawda, za sprawą sieci, nie ma aż tak dużego znaczenia, jak kiedyś, to dla niektórych organizacji nadal stanowi ważny argument. Zazwyczaj rozważane są dwie opcje. Możesz postawić na współpracę z:

• Lokalnym dostawcą, który jest na miejscu i łatwo się z nim spotkać. Haczyk? W ten sposób mocno ograniczysz pole wyboru, a co za tym idzie – będziesz musiał iść na pewne ustępstwa dotyczące np. zakresu wsparcia czy cen.
• Zewnętrznym dostawcą (krajowy lub zagranicznym), który może zapewnić szersze kompetencje technologiczne (ważne przy wymagających i nietypowych projektach), większe zasoby (kluczowe, gdy liczy się czas), a dodatkowo – wsparcie w wielu lokalizacjach (ważne, jeśli Twoja firma ma oddziały w różnych miejscach).

#7 Sposób działania

Jeśli chodzi o wsparcie IT – podstawę stanowi elastyczność i szybkość reakcji na problemy. Dlatego sprawdź, jak firma organizuje wsparcie techniczne, a przede wszystkim, czy jest ono dostępne 24/7. Dobry dostawca to taki, który potrafi szybko dostosować się do zmieniających potrzeb Twojej firmy oraz pozostaje z Tobą w stałym kontakcie (raportuje).

Szukasz profesjonalnego dostawcy IT dla Twojej firmy?

Wybór odpowiedniego dostawcy usług IT nie musi być trudny. Pod warunkiem że wiesz, jak do tego podejść i na co zwrócić szczególną uwagę. Jeżeli szukasz fachowców, którym możesz zaufać – pamiętaj, że nasza firma od lat zapewnia kompleksowe wsparcie informatyczne – także takim organizacjom, jak Twoja. Zapraszamy do kontaktu, podczas którego z przyjemnością przekażemy Ci wszelkie niezbędne informacje.